各行业档案流程外包利益分析

各行业档案业务流程外包的利益分析

1.高校档案业务外包

由于高校档案馆人员少、档案及计算机专业人才少、设备落后，完成大批量档案管理及库存纸质档案数字化比较困难，因此高校档案外包主要有档案整理外包、纸质档案数字化及档案软件系统设计外包等。档案整理外包主要用于工作量大、无技术含量的独立业务，如研究生毕业期间待归档的硕士学位审批材料、硕士论文（纸质及光盘）的整理加工入库可以外包，档案馆进行监督指导检查，保证档案入库质量、节约人力、节约资金成本。由于高校档案经费投入有限，档案数字化外包主要分清主次，及时将利用率高、保管期限长的纸质档案数字化，保证重要档案的利用需求。通过档案软件设计外包，校档案馆可以获得先进的专业软件系统、完善的售后服务。

2.医院病历档案业务外包

医疗病历档案是患者进入医院进行治疗期间的病情概况、检验报告、影像等信息记录，记载着患者的个人隐私，在不泄漏患者的个人隐私的基础上，病例档案信息实现资源共享，即是本医院医务人员科学研究的基础资料，也为医疗领域的其他医生提供信息源，同时还节省患者的经济支出。由于医院历年积存的纸质病历档案数量巨大，医院受人员数量及档案计算机专业限制，无法满足档案数字化要求，因此医院为实现病历档案数字化、实现不同医疗机构的医疗信息沟通及共享，医院将病历档案数字化外包给信誉度高的档案中介服务公司，医院负责全程监督病历档案外包加工的质量、安全，及时验收合格的数字化病历档案，有效保证病历档案的数字化质量、效率，加快病历档案的数字化进程。

3.国有企业档案业务外包

国有企业单位档案部门受所在地档案行政管理部门管理，按照国家档案法律规定的统一标准管理档案，国有企业均设立档案馆（室），聘用专业档案管理人员管理档案。由于档案管理人员少，只能满足日常档案收集、整理、利用、编研等工作，对于档案系统软件开发、设计及档案数字化加工等方面无暇顾及，因此国有企业需要将这部门档案业务外包给专业的档案中介服务公司进行处理，这样，国有企业既节约了时间、人力、物力的投入，又获得了档案中介公司的专业技术服务及后续的维护保养服务。

4.房地产开发建筑业档案业务外包

房地产开发建筑业建设规模大、周期长、项目多，工程项目基本是分期开发建设，在建工程项目多，档案类型多且杂，包括勘察设计、开发、建筑施工、设备、材料供应商等各单位的档案材料，每年工程项目竣工验收期间会形成大量的档案，单位内部的几个专职档案人员处理行政档案、会计档案、科技档案、音像档案等日常工作已忙得不可开交，无法腾出时间接收工程项目档案，若只靠内部档案人员接收、整理项目档案，将严重影响档案馆（室）的正常工作。房产开发建筑业急需档案中介服务公司提供档案整理服务，满足房产公司大量接收档案，档案快速上架利用的需求。

5.银行业档案业务外包

银行业电子档案普及率高，如电子对账单、账簿、信贷档案等业务都利用电子平台进行档案管理，但同时也产生大量签名的纸质档案需要数字化，各国有银行通过业务外包的方式处理纸质档案数字化；银行每年产生大量的纸质档案，需求空间大，也没有专人管理，银行可以将档案寄存在档案中介服务公司，减少银行的工作人员又可以方便档案管理利用。

6.保险业档案业务外包

保险业为降低成本、提升产业链和提高企业的核心竞争力将保险业务受理和服务环节形成的人寿契约、理赔、保全等各种单证材料委托给有资质的档案中介管理服务公司寄存，以满足档案的安全和客户的利用，提高顾客满意度。