档案业务流程外包的必然性及好处
档案业务流程外包的必然性
企业档案信息是企业生存发展的信息条件之一，也是国家档案信息资源的重要组成部分。为管好企业档案，我国各级档案管理行政部门制定了许多相关的管理条例与制度，不少企业也投入了大量人力物力。然而，企业档案管理的现状并不尽如人意，作为我国基层档案机构之一的企业档案室无论是在人力配备、硬件设施还是在管理水平上都存在着不少问题。究其原因，既有企业管理者档案意识淡薄等主观因素，也存在人力、物力、资金有限等客观因素，如何如破企业档案管理发展的瓶颈，走出一条符合企业发展的档杆管理新路，是摆在企业档案工作者面前的新问题。大量事实表面，越来越多的国内外企业正在倾向于将档案业务流程进行外包。
企业档案管理业务外包的好处
1.降低企业档案管理成本,提高档案利用效率。
企业档案管理业务外包即将企业有关档案管理业务外包给档案专业服务机构,决定是否外包的一个重要因素就是外包成本是否高于内制成本。接收企业档案管理外包业务的档案专业服务机构由于其服务内容的专一性和服务的规模化,决定了这些档案专业服务机构的服务成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本。同时,由于应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段,外包后的企业档案利用效率也会大幅提高。
2.于提高企业核心竞争力。
业务外包是企业管理的一种创新管理理念与管理方法,它的一个重要目标就是集中企业内部资源,着力提高企业核心竞争力。目前,市场竞争日趋激烈,对企业的快速、健康和持续发展造成巨大压力,要求企业必须在各个环节上都不能出现任何差错,而企业由于在注意力分配上不可能面面俱到,也就不可能在每一方面都做到完美,他们需要更多专业性的组织在各个薄弱环节对其进行帮助。同样,企业也有需要档案中介机构能对其档案管理进行专业性帮助的需求。档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的日常的事务性档案管理业务中解放出来,能够更有效地运用其核心竞争力,把时间、精力和资源集中起来致力于具有高附加值的战略环节。
3.可以减少众多企业在档案管理工作中的重复投入现象,降低企业管理风险。
档案管理是一项技术性、专业性较强的工作,它需要一定的投入,这其中包括档案管理基础设施的投入、人员投入、技术投入及有关管理物资的投入。而在现实工作中,或是出于认识上的问题,或是出于经济上的原因,我国大多数企业,尤其是中小型企业和民营企业对档案管理的基础性投入明显不足。随着办公自动化程度和企业信息化程度的不断提高,电子文件和电子档案大量产生,这些数字化的文献对管理基础设施、管理技术和人员素质的要求比纸质文献的要求要高得多。尤其是在网络环境下,为确保电子文件信息的持续可读性,必须不断地对文件进行适时迁移,以适应新的计算机网络通讯技术,这些都需要大量的投入。这些投入对大多数企业来说,都是一笔相当大的开支。软件与设备的不断升级,使企业已购置设备和软件有逐渐被淘汰的风险。各企业在档案管理工作中的重复性投入对企业档案管理工作水平的提高并未起到决定性作用,反而增加了企业管理的成本与风险。企业将档案管理业务外包出去,既可以享受到高技术、高水准的档案管理服务,又可以减轻企业因在档案管理技术设施投入方面产生的风险。哈佛大学经济学教授Jorgeson认为,业务外包可以使企业的科技投资效率提高20%,因为用户只需为自己在一定时间内真正用到的部分技术设备付费,结果是节省了庞大的固定成本投入。
4. 可以有效利用企业外部人员、技术及其它资源
档案管理业务外包可以满足企业对档案专业管理人才的弹性要求,可以借助外部人力资源来满足企业不断变化的需要,节省用于人才招聘与培训的费用和时间,增加人力资源配置的灵活性。档案管理业务外包还可以充分利用企业所不具备的档案专业技术和特定的资源,准确把握档案管理技术的发展趋势,享受高质量和高稳定性的档案管理服务。
5.有利于促进企业档案信息化建设
信息化是档案工作的发展趋势和方向,档案信息化建设需要大量地投入,要有专门的人才和设备。然而,在现有条件下,我国企业把主要的资金都投入到企业的生产和经营上,对企业档案信息化建设的投入非常有限,这在很大程度上制约着企业档案信息化的发展。实行企业档案管理业务外包,可借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势,加快企业档案信息化建设,促进企业档案信息化进程。
6．进一步落实企业档案信息资源社会化服务
企业档案信息同其它类型的档案信息一样具有双重价值,即为企业服务的第一价值和为社会服务的第二价值。目前,绝大多数企业十分重视档案工作,其档案信息的第一价值得到了较好的发挥,但真正实现企业档案信息的第二价值却有相当大的难度,究其原因主要是企业档案信息产生于企业自身的管理活动,在来源上具有单一性,在归宿上也不向国家综合档案馆移交,同时由于企业档案部门在工作中或多或少存在本位主义的思想,使得企业档案信息无法发挥其全部价值。对企业档案实行外包,可以将分散在各企业的档案信息集中于外包服务机构,如档案寄存中心、档案托管中心等中介服务机构,在维护企业利益和保密的前提下,由这些机构开发被管档案的第二价值,实行企业档案信息资源的社会化服务,特别是可以使企业科技档案中的信息得到有效推广,加速科技档案信息成果商品化的进程。
