档案管理信息化的目的及意义

档案管理信息化的目的及意义

1.减轻工作人员工作强度 

以往比较传统的手工收集档案管理方式来看，需要工作人员亲自对档案进行收集管理，相对来说工作量比较大，而且人工操作效率也比较低，费时费力。如果企业采用了档案管理信息化的手段，就能够更加快速的实现对数据的收集管理，拥有着自动化、网络化以及实时化的优势。而且录入的数据也能够进行重复利用，能够实现资源共享，大大减轻工作人员的工作强度，有效的提高工作人员的工作效率。

2.能够确保更加快捷方便的检索查询 

网络信息技术发展的速度特别的快，应用信息技术，能够加强对数据化的有效处理，从企业档案管理传统的检索方式来看，需要管理人员亲自动手去找所需要的档案，根据具体的记录，去存放档案的库房中仔细查找，这种方式既费时又费力。而利用计算机对所需要的档案进行检索的话，速度比较快，而且查找出来的信息也更加的全面，更加的准确，这样就有效的减轻了管理人员的工作强度，检索更加的快速方便，为确保企业不断增强自己的竞争力。

3.能够有效的提高工作效率 

对于以往比较传统的档案存放管理来看，是需要工作人员亲自操作的，整体上来说，存在着工作效率比较低，人工查询的速度比较慢，占用空间比较大的缺点。而且档案需要保存的时间比较长，对于传统纸质的档案来说，容易受潮、变质。长久以往会导致纸质档案不能使用。而且档案在长期翻阅查找的过程中，经常会出现磨损或者是丢失的现象。相对于这种比较落后的档案管理方式来看，不能够满足目前企业的具体需求。而采用档案管理信息化手段之后，能够有效的提高工作的效率，工作人员也不需要进行繁重的手工劳动，工作人员利用比较先进的网络手段，能够更加快速的收集以及编撰档案管理工作。 

4.便于信息的安全以及保密

 对于企业来说，档案是其所拥有的比较重要的一种信息资源，会直接影响到企业的生存及发展，档案信息拥有着比较高的价值。一旦企业档案信息丢失或者是泄露，就会给企业造成不可避免的损失，会直接影响到企业的利益。而采用档案管理信息化的手段，能够有效的加强信息的安全性以及保密性。采用信息化的管理手段能够快速的、随时随地对信息进行检查，确保档案信息是否缺失。相对于传统的纸质保存来说，拥有着快捷性以及保密性，能够有效确保档案信息安全。同时利用加密等手段，能够有效的防止信息丢失以及盗窃，从而保证了企业的利益。