档案基础知识

  档案基础知识

 一、档案的定义

   “档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”

 二、企业档案

    指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

 三、企业档案归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、批复、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工薪酬福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、档案管理工作

    是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手材料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作非常重要，每份档案都要经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的，也是研究改进企业发展不可多得的宝贵资料。

五、企业档案管理信息化的意义

    企业档案管理信息化，能够有效的确保相关部门工作人员通过计算机或者是网络技术，能够准确实时的相关部门提供准确的数字信息，对企业的生存发展有着积极的作用，同时还能够为企业经济利益最大化提供相应的优质服务，减轻工作人员工作强度，确保更加快捷方便的检索查询，能够有效的提高工作效率。

 六、档案管理员应做到什么

1、认真学习档案法，平时要多看看档案法律法规，了解档案管理的中重要性，清楚自己的责任和职责，明白自己应该做什么，不应该做什么等。

2、对自己要求严格，热爱自己的工作，档案工作做到真实，可靠，保管好档案资料。

3、平时及时的收集单位的档案资料，进行科学合理的整理和分类，及时的归档存放，认真填写标签，科学装订。

4、保持好档案室的环境卫生和安全工作，不要让档案发霉或被虫咬，还有就是在档案室内自己不吸烟，也不允许他人吸烟。

5、履行好借阅手续，不随意把档案借阅给他人，经有关领导同意批准好方可同意借阅，做好记录登记工作，严格掌握好借阅的时间。

6、保护好档案资料，不允许外人对档案进行拍照，复制，自己绝不泄漏档案信息，档案的钥匙随身携带保管好。

                                                                                                                                                                陕西丰汇智信档案管理有限公司